Η έκθεση του Ελεγκτή για τις Κεντρικές – «Κατσιάζει» υπηρεσίες και εταιρείες που δεν ανταποκρίνονται

Στη δημοσιότητα έδωσε η Ελεγκτική Υπηρεσία την έκθεση της για τον οικονομικό έλεγχο που διεξήγαγε στις Κεντρικές φυλακές για το έτος που έληξε στις 31.12.2016.

Τα σημαντικότερα ευρήματα των ελέγχων, αφορούν:

• Σημαντική καθυστέρηση στην τελική παραλαβή εξοπλισμού για την ηλεκτρονική παρακολούθηση φυλακισμένων.
• Καθυστέρηση στην έναρξη λειτουργίας του νέου συστήματος πυρόσβεσης που εγκαταστάθηκε στον χώρο όπου στεγάζεται σημαντικός εξοπλισμός, καθώς και στη διεξαγωγή απαραίτητης εκπαίδευσης του προσωπικού των Φυλακών.
• Ορισμένες ηλεκτρικές θύρες ασφαλείας δεν καλύπτονται από τα υφιστάμενα συμβόλαια παροχής υπηρεσιών συντήρησης.
• Καθυστέρηση στη διερεύνηση ελλείμματος που προέκυψε στους ατομικούς λογαριασμούς καταθέσεων των κρατουμένων, καθώς και  στη συμφιλίωση των υπολοίπων των εν λόγω λογαριασμών, για το έτος 2016.
• Υπερκατανάλωση καυσίμων σε συγκεκριμένα υπηρεσιακά οχήματα, που ανέρχεται ποσοστιαία στο 357%, συγκρινόμενη με τον αντίστοιχο μέσο όρο κατανάλωσης καυσίμου των ανωτέρω οχημάτων, σε διαφορετική χρονική περίοδο.
• Συσσώρευση ωρών υπερωριακής απασχόλησης του προσωπικού των φυλακών που δεν παραχωρήθηκαν.
• Ελλιπής διαδικασία παρακολούθησης/καταγραφής των υπερωριών του προσωπικού των Φυλακών.
• Σημαντικός αριθμός προσωπικού έλαβε άδεια ασθένειας πέραν των 42 ημερών και καθυστέρηση στην προσκόμιση των απαραίτητων ιατρικών γνωματεύσεων για την αιτιολόγησή τους.   
• Αδυναμίες στις διαδικασίες παρακολούθησης/καταγραφής των φαρμάκων που χορηγούνται στους κρατουμένους.
• Ανάγκη λήψης επιπρόσθετων/συμπληρωματικών μέτρων διασφάλισης της διαδικασίας συλλογής και επιστροφής των προσωπικών αντικειμένων των κρατουμένων κατά την είσοδο και αποφυλάκισή τους από τις Φυλακές.

Ηλεκτρονική παρακολούθηση καταδίκων

Στο πλαίσιο εφαρμογής του θεσμού του κατ΄οίκον περιορισμού κρατουμένων με ηλεκτρονική παρακολούθηση, υπογράφηκε στις 11.1.2012 σχετική σύμβαση, για την προμήθεια, εγκατάσταση και επταετή συντήρηση συστήματος «Ηλεκτρονικής Παρακολούθησης Φυλακισμένων», μεταξύ του Διευθυντή του Τμήματος ΗΜΥ και κυπριακής εταιρείας, συνολικής αξίας €283.328, πλέον ΦΠΑ. Το εν λόγω σύστημα περιελάμβανε, μεταξύ άλλων, 50 πομπούς ραδιοσυχνοτήτων που εφαρμόζονται στον κατάδικο υπό μορφή βραχιολιού, αντίστοιχο αριθμό δεκτών, με σκοπό την εγκατάστασή τους στην οικία του κατάδικου, παρέχοντας τη δυνατότητα επικοινωνίας με το Κέντρο Ελέγχου των Φυλακών και ένα διακομιστή, ο οποίος εγκαταστάθηκε στο Κέντρο Ελέγχου.

Παρόλο ότι, το ανωτέρω σύστημα παραλήφθηκε στις 29.2.2012, δεν κατέστη δυνατή η αξιοποίησή του λόγω των περιορισμών στη νομοθεσία, σχετικά με τα κριτήρια που έπρεπε να πληρούν οι κρατούμενοι για ένταξή τους στο υπό αναφορά σύστημα, καθώς και στον περιορισμό άμεσης ανταπόκρισης, από τον υπεύθυνο παρακολούθησης, στις περιπτώσεις κρατουμένων, οι οποίοι διαμένουν εκτός της επαρχίας Λευκωσίας.

Λόγω των πιο πάνω περιορισμών ψηφίστηκε, στις 23.12.2015, από τη Βουλή των Αντιπροσώπων, ο περί Φυλακών (τροποποιητικός) Νόμος του 2015, (Ν.200(Ι)/2015), ο οποίος καθιστά εφικτή την καλύτερη εφαρμογή του συστήματος.

Το Τμήμα Φυλακών, με επιστολή του ημερ. 22.2.2016, προς το Τμήμα ΗΜΥ αναφέρει, μεταξύ άλλων, ότι μετά τις τροποποιήσεις στη νομοθεσία, το υφιστάμενο σύστημα δεν μπορεί να ανταποκριθεί επαρκώς στις νέες απαιτήσεις και συνεπώς θα πρέπει να τύχει αναβάθμισης. Στην εν λόγω επιστολή αναφέρεται επίσης ότι, το υφιστάμενο λογισμικό έχει τη δυνατότητα να υποστηρίξει σύγχρονες τεχνολογίες, όπως την τεχνολογία προσδιορισμού σημείου θέσεως (GPS).

Σε σύσκεψη που πραγματοποιήθηκε στις 31.3.2016 στο Γραφείο του Υπουργού Δικαιοσύνης και Δημοσίας Τάξεως, αποφασίστηκε όπως σε πρώτο στάδιο αγοραστούν 25 συσκευές, συνολικού κόστους €22.500 (πλέον ΦΠΑ), η προμήθεια των οποίων μέχρι σήμερα εκκρεμεί.

Στις 12.6.2017, το Τμήμα ΗΜΥ πληροφόρησε την προμηθεύτρια εταιρεία ότι η απεικόνιση των συσκευών στο χάρτη δεν ανταποκρίνεται στην ακριβή θέση της συσκευής και κατ’ επέκταση του κρατουμένου, οπόταν ζητήθηκε ενημέρωση αναφορικά με τα μέτρα που προτίθεται να λάβει, καθώς και το ακριβές χρονοδιάγραμμα για την οριστική επίλυση του συγκεκριμένου προβλήματος.

Η θέση της η Διεύθυνσης

Η Διευθύντρια του Τμήματος Φυλακών, όπως αναφέρει η έκθεση, «μας πληροφόρησε ότι η τελική παραλαβή των ανωτέρω 25 νέων συσκευών εκκρεμεί μέχρι και σήμερα, λόγω της προαναφερθείσας απόκλισής τους σε σχέση με τον προσδιορισμό του πραγματικού σημείου θέσης του ατόμου που φέρει την ατομική  συσκευή (περικάρπιο). Επιπρόσθετα μας αναφέρθηκε ότι, η αιτία του συγκεκριμένου προβλήματος, καθώς επίσης ο απαιτούμενος χρόνος επίλυσής του, εξακολουθούν να παραμένουν αδιευκρίνιστα από τον ανάδοχο της σύμβασης. Αναφορικά με την αξιοποίηση των 50 υφιστάμενων συσκευών προσδιορισμού σημείου θέσεως (GPS), μας πληροφόρησε ότι έχουν χρησιμοποιηθεί σε πέντε περιπτώσεις κατάδικων, στο πλαίσιο υλοποίησης του μέτρου για κατ΄οίκον περιορισμό».

Σύστημα πυρανίχνευσης/πυρόσβεσης – Δεν ανταποκρίνονται οι εταιρείες

Σύμφωνα με επιστολή του Τμήματος Φυλακών, ημερ. 17.2.2017, η εγκατάσταση του συστήματος πυρόσβεσης στον χώρο όπου στεγάζονται οι υπηρεσίες ηλεκτρονικού εξοπλισμού και η μονάδα αδιάλειπτης παροχής ρεύματος, έχει υλοποιηθεί από το Δεκέμβριο του 2016. Ωστόσο, το Τμήμα ΗΜΥ δεν έχει ενημερώσει μέχρι στιγμής τις εμπλεκόμενες ανάδοχες εταιρείες προκειμένου να προσέλθουν στον υπό αναφορά χώρο και να συνδέσουν τα μηχανήματά τους με τη νέα ηλεκτρολογική εγκατάσταση, ώστε να λειτουργήσει το νέο σύστημα πυρόσβεσης και ακολούθως να προγραμματισθεί η εκπαίδευση του προσωπικού στο συγκεκριμένο σύστημα.

Επίσης, σύμφωνα με επιστολή του Επόπτη της Ανοιχτής Φυλακής προς τη Διευθύντρια του Τμήματος Φυλακών, δεν έχουν εκδοθεί οδηγίες για τον τρόπο ενέργειας των εκάστοτε εν υπηρεσία δεσμοφυλάκων και των κρατουμένων σε περίπτωση εκδήλωσης του εν λόγω κινδύνου.

Σύσταση: Εισηγηθήκαμε όπως προωθηθεί άμεσα η σύνδεση των εταιρειών με το ηλεκτρολογικό σύστημα και ακολούθως η εκπαίδευση προσωπικού στο νέο σύστημα. Επίσης θα πρέπει να ετοιμαστούν οδηγίες σχετικά με τον τρόπο δράσης των δεσμοφυλάκων και κρατουμένων σε περίπτωση εκδήλωσης πυρκαγιάς.

Η Διευθύντρια του Τμήματος Φυλακών, πληροφόρησε την Ελεγκτική Υπηρεσία ότι έχουν ήδη αποσταλεί αρκετές επιστολές προς το Τμήμα ΗΜΥ για επίσπευση των απαιτούμενων ενεργειών. Αναφορικά με την ετοιμασία οδηγιών, σχετικά με τον τρόπο δράσης του προσωπικού ασφαλείας  σε περίπτωση εκδήλωσης του κινδύνου, έχουν εκδοθεί οι απαιτούμενες ενδοτμηματικές εντολές, ημερ. 12.10.2107.

Συμβάσεις συντήρησης ηλεκτρικών θυρών ασφαλείας 

Το Τμήμα ΗΜΥ, μετά από σημαντική καθυστέρηση πέραν των τριών ετών, σύναψε σύμβαση, την 1.2.2016, με κυπριακή εταιρεία, για την συντήρηση των ηλεκτρικών θυρών ασφαλείας των Φυλακών, διάρκειας πέντε χρόνων. Ωστόσο διαπιστώθηκε ότι δεν έχουν υπογραφεί αντίστοιχα συμβόλαια συντήρησης για τις υπόλοιπες ηλεκτρικές συρόμενες θύρες (τόσο εξωτερικές όσο και μικρές εσωτερικές), οι οποίες είχαν τοποθετηθεί παλαιότερα.

Σημειώνεται ότι, εντός του 2016, προέκυψε βλάβη σε εξωτερική κεντρική θύρα μιας πτέρυγας, με αποτέλεσμα να μην ανοίγει παρά τις αλλεπάλληλες προσπάθειες του χειριστή.

Το Τμήμα Φυλακών, με επιστολή του ημερ. 4.4.2016 προς το Διευθυντή Τμήματος ΗΜΥ, επισήμανε, μεταξύ άλλων, ότι η συγκεκριμένη θύρα είχε τοποθετηθεί πριν από 12 χρόνια περίπου και η εταιρεία που την εγκατέστησε δεν ανταποκρινόταν παρά τις επανειλημμένες κλήσεις. Επιπρόσθετα, επισημάνθηκε το σημαντικό πρόβλημα ασφάλειας που θα προέκυπτε σε περίπτωση που η εν λόγω θύρα παρέμενε ανοικτή αντί κλειστή και ζήτησε την άμεση σύναψη συμβολαίων συντήρησης για τις συγκεκριμένες θύρες.

Ο Υπεύθυνος Ασφαλείας των Φυλακών, ενημέρωσε την Ελεγκτική Υπηρεσία ότι καταγράφηκαν όλες οι θύρες που βρίσκονται τοποθετημένες στις Φυλακές για τις οποίες απαιτείται η σύναψη συμβολαίων συντήρησης, και το Τμήμα Φυλακών, με επιστολή του ημερ. 18.7.2016, ενημέρωσε σχετικά το Τμήμα ΗΜΥ και ζήτησε την άμεση προώθηση των διαδικασιών για σύναψη των σχετικών συμβολαίων.

Παρά τα πιο πάνω, 17 θύρες ασφαλείας εξακολουθούν να μην καλύπτονται από συμβόλαιο συντήρησης.
 

Σύσταση: Επισημάνθηκε ότι θα πρέπει να δρομολογηθούν αμέσως ενέργειες, σε συνεργασία με το Τμήμα ΗΜΥ, για σύναψη σχετικών συμβολαίων συντήρησης και των υπολοίπων ηλεκτρικών θυρών ασφαλείας, που δεν καλύπτονται από το υφιστάμενο συμβόλαιο.

Η Διευθύντρια του Τμήματος Φυλακών, μας ανέφερε ότι, το Τμήμα ΗΜΥ, έπειτα από σχετικές επιστολές που του διαβιβάστηκαν, έχει προχωρήσει στην υπογραφή των συμβάσεων, οι οποίες αφορούν στην παροχή υπηρεσιών προληπτικής συντήρησης  ηλεκτρικών εξωτερικών θυρών, για τη χρονική περίοδο 12.9.2017 μέχρι 11.9.2022, καθώς και παροχής υπηρεσιών συντήρησης των ηλεκτρικών θυρών ασφαλείας, από τις 31.12.2015 μέχρι 31.12.2020.

Ατομικοί Λογαριασμοί Κρατουμένων 

Έπειτα από συμφιλίωση του λογαριασμού που διενεργήθηκε από την Ελεγκτική Υπηρεσία, βάσει σχετικών στοιχείων – καταστάσεων που προσκομίσθηκαν από την υπεύθυνη  ταμία, για τις 31.12.2015, προέκυψε διαφορά ύψους €2.094,70 και για τον σκοπό αυτό ζητήθηκε όπως αυτή διερευνηθεί ενημερώνοντάς για το αποτέλεσμα. Επιπρόσθετα, επισημάνθηκε το γεγονός ότι απαιτείται η θεσμοθέτηση διαδικασίας συμφιλίωσης των υπολοίπων των πιο πάνω λογαριασμών, τουλάχιστον κατά το κλείσιμο κάθε οικονομικού έτους.

Σύμφωνα με επιστολή του Τμήματος Φυλακών, ημερ. 20.1.2017, έχει διενεργηθεί ο έλεγχος και συμφιλίωση του παραπάνω λογαριασμού και ακολούθως δόθηκαν γραπτές οδηγίες προς τον Υπεύθυνο Λογιστηρίου του Τμήματος, όπως προβαίνει σε μηνιαία συμφιλίωση του λογαριασμού, ενημερώνοντας ανελλιπώς τη Διεύθυνση των Φυλακών για τα εκάστοτε αποτελέσματα.
Αναφορικά με τα παραπάνω, η Ελεγκτική Υπηρεσία καταγράφει τα ακόλουθα:

• Σύμφωνα με σχετικό σημείωμα του Υπεύθυνου Λογιστηρίου των Φυλακών, θα διευθετείτο συνάντηση με την Ανώτερη Λογίστρια του Υπουργείου Δικαιοσύνης και Δημοσίας Τάξεως στις αρχές  Φεβρουαρίου 2017, προκειμένου να επανελεγχθούν τα αποτελέσματα της εν λόγω συμφιλίωσης και να καταστεί εφικτή η λογιστική τακτοποίηση χρηματικού ελλείμματος ύψους €85,85, χωρίς ωστόσο να έχει πραγματοποιηθεί.
• Οι ανωτέρω γραπτές οδηγίες της Διεύθυνσης των Φυλακών για συμφιλίωση του εν λόγω λογαριασμού σε μηνιαία βάση, δεν έχουν υλοποιηθεί καθότι μέχρι και την ημερομηνία ολοκλήρωσης του ελέγχου μας δεν είχε διενεργηθεί οποιαδήποτε συμφιλίωση των αντίστοιχων υπολοίπων. Συναφώς αναφέρθηκε ότι, βάσει σημειώματος του Υπεύθυνου Λογιστηρίου των Φυλακών, είχαν δοθεί οδηγίες προς το προσωπικό του Λογιστηρίου που διαχειρίζεται τους ατομικούς λογαριασμούς καταδίκων, όπως προβαίνουν κάθε μήνα στη συμφιλίωση των εκάστοτε υπολοίπων και τα αποτελέσματα να διαβιβάζονται εγγράφως στον προϊστάμενο του Λογιστηρίου για έλεγχο. Ωστόσο, έπειτα από σχετικό έλεγχο που διενεργήσαμε στο αρμόδιο Τμήμα του Λογιστηρίου, πληροφορηθήκαμε  από την ταμία ότι δεν έχει λάβει οποιεσδήποτε οδηγίες αναφορικά με το συγκεκριμένο θέμα.      
• Με βάση το παραπάνω σημείωμα, θα υλοποιείτο επίσης εντός του μήνα Ιανουαρίου 2017, αντίστοιχη συμφιλίωση των υπολοίπων του υπό αναφορά λογαριασμού για το έτος 2016 και τα αποτελέσματα θα επιβεβαιώνονταν ακολούθως  με  την Ανώτερη Λογίστρια του Υπουργείου Δικαιοσύνης και Δημόσια Τάξεως. Ωστόσο, κατά τον έλεγχο που διενεργήσαμε δεν υπήρχαν οποιαδήποτε διαθέσιμα στοιχεία που να επιβεβαιώνουν την εν λόγω συμφιλίωση από μέρους του Υπεύθυνου Λογιστηρίου των Φυλακών.

 
Η Διευθύντρια του Τμήματος Φυλακών, ανέφερε στην Ελεγκτική Υπηρεσία, τα αποτελέσματα των ανωτέρω ελέγχων και συμφιλιώσεων για τα έτη 2016 και 2017, θα είναι έτοιμα το συντομότερο δυνατό. Επιπρόσθετα, έχουν δοθεί εκ νέου γραπτές οδηγίες στον αρμόδιο Λογιστικό Λειτουργό, όπως διενεργεί συμφιλίωση των ατομικών λογαριασμών των κρατουμένων τόσο σε ετήσια βάση, όσο και μηνιαίως, κοινοποιώντας τα όποια αποτελέσματα στο Γενικό Λογιστήριο και την Ελεγκτική Υπηρεσία της Δημοκρατίας.

Πάγιες κινήσεις Υπηρεσιακών Οχημάτων

Στο πλαίσιο διενέργειας ελέγχου των εκδόσεων - χορηγήσεων καυσίμων, σύμφωνα με τα καθολικά  καυσίμων και τα βιβλία κινήσεων των οχημάτων του γραφείου κινήσεως, διαπιστώθηκε υπερκατανάλωση στη χορηγηθείσα ποσότητα καυσίμων σε ορισμένα υπηρεσιακά οχήματα και για συγκεκριμένες χρονικές περιόδους, η οποία δεν αιτιολογείται βάσει της αντίστοιχης συνολικής χιλιομετρικής απόστασης που έχουν διανύσει.

Υπερωρίες και επιδόματα.

(α)      Υπερωριακή αμοιβή. Η εν λόγω δαπάνη για το έτος 2016 ανήλθε στις €568.601 σε σύγκριση με €309.085 και €85.831 τα έτη 2015 και 2014 αντίστοιχα, δηλαδή σημειώθηκε σημαντική αύξηση κατά €259.516 ή  84%. Η υπό αναφορά αύξηση στις υπερωρίες οφείλεται εν μέρει στις αυξημένες άδειες ασθενείας δεσμοφυλάκων, καθώς και στις αυξημένες μεταφορές/συνοδείες καταδίκων το 2016 συγκριτικά με το 2015.
(β)       Υπερωρίες για τις οποίες παραχωρήθηκε ελεύθερος χρόνος. Κατά το έτος 2016 το προσωπικό των Φυλακών πιστώθηκε με ελεύθερο χρόνο 3.705 ωρών έναντι υπερωριακής απασχόλησης (2015: 2.186), από τον οποίο παραχωρήθηκαν εντός του έτους μόνο οι 301 ώρες (2015: 663). Ως αποτέλεσμα, οι συσσωρευμένες ώρες που βρίσκονταν πιστωμένες στο προσωπικό, στις 31.12.2016 ανήλθαν στις 19.371 (2015: 16.164). (Σημ. Η αθροιστική διαφορά οφείλεται σε κάποιες διορθώσεις που έγιναν το 2016 και αφορούσαν το έτος 2015). Όπως αναφέρθηκε και σε προηγούμενη επιστολή μας, στις ώρες που ήταν συσσωρευμένες στις 31.12.2014, περιλαμβάνονται και 2.877 ώρες, που αφορούν σε άτομα που έχουν αφυπηρετήσει, χωρίς ωστόσο να τους έχει παραχωρηθεί ο σχετικός ελεύθερος χρόνος ή να ληφθεί η συγκατάθεσή τους για διαγραφή.

Στις 22.6.2016 αποστάληκε επιστολή στον Γενικό Διευθυντή του Υπουργείου Δικαιοσύνης και Δημοσίας Τάξεως, στην οποία αναφερόταν το συνολικό ποσό των πιστωμένων ωρών μέχρι 31.12.2014 καθώς επίσης και το ανάλογο ποσό της δαπάνης για τις συγκεκριμένες ώρες. Ο Γενικός Διευθυντής, με επιστολή του προς το Υπουργείο Οικονομικών εισηγήθηκε όπως ο ελεύθερος χρόνος που έχει συσσωρευτεί μέχρι 31.12.2014 αποζημιωθεί σε χρήμα και σε περίπτωση που οι υφιστάμενες πιστώσεις του Προϋπολογισμού δεν είναι επαρκείς, τότε η αποζημίωση πρέπει να γίνει σταδιακά στα επόμενα έτη. Το Τμήμα Δημόσιας Διοίκησης και Προσωπικού, σε απαντητική επιστολή του ημερ. 28.11.2016 ανέφερε ότι συμφωνεί με την πληρωμή του συσσωρευμένου χρόνου σε χρήμα, αλλά τυχόν ελεύθερος χρόνος προσωπικού που δεν απασχολείται με το σύστημα βάρδιας, ο οποίος κερδήθηκε κατά το 2014, καθημερινές μεταξύ 7.00 και 17.00, δεν εμπίπτει στην προαναφερόμενη έγκριση για απόδοση του σε χρήμα και θα πρέπει να παραχωρηθεί ελεύθερος χρόνος.
 

Σύσταση: Θα πρέπει να ετοιμαστεί νέος κατάλογος ελεύθερου χρόνου μέχρι 31.12.2014 που να μη συμπεριλαμβάνει τις ώρες του προσωπικού που δεν απασχολείται με το σύστημα βάρδιας, ο οποίος κερδήθηκε κατά το 2014, καθημερινές μεταξύ 7.00 και 17.00 και να ετοιμαστεί χρονοδιάγραμμα για τη σταδιακή αποπληρωμή του υπόλοιπου προσωπικού. Για το συγκεκριμένο προσωπικό που δεν απασχολείται με το σύστημα βάρδιας, θα πρέπει να προωθηθούν ενέργειες για παραχώρηση του ελεύθερου χρόνου.

Η Διευθύντρια του Τμήματος Φυλακών, μας ανέφερε ότι, ετοιμάστηκε νέος ονομαστικός κατάλογος, ως η σχετική έγκριση του Υπουργείου Οικονομικών και ακολούθως έχει αποσταλεί σχετική επιστολή, ημερ. 18.9.2017, στο Υπουργείο Δικαιοσύνης και Δημοσίας Τάξεως, για την περαιτέρω προώθηση του θέματος στο Υπουργείο Οικονομικών.  

(γ)       Διαδικασία καταγραφής υπερωριών των μελών. Τα πιο κάτω θέματα τα οποία επισημάνθηκαν στην επιστολή της Υπηρεσίας μας, που αφορά στον έλεγχο των λογαριασμών του τμήματος Φυλακών για το έτος 2015, εξακολουθούν να παραμένουν σε εκκρεμότητα:

• Ο κατάλογος προσωπικού έκτακτης κλήσης, που καταρτίζεται κατόπιν σχετικής έγκρισής του από τη Διεύθυνση, υπόκειται σε διάφορες αλλαγές αναφορικά με τα μέλη που θα είναι σε επιφυλακή. Οι αλλαγές αυτές ωστόσο διενεργούνται πρόχειρα, χωρίς να λαμβάνεται η απαραίτητη έγκριση έστω και εκ των υστέρων. Επίσης παρατηρήθηκαν τροποποιήσεις στον εβδομαδιαίο κατάλογο προσωπικού σε έκτακτη κλήση, χρησιμοποιώντας μολύβι αντί για ανεξίτηλο μελάνι.
• Αλλαγές στα μέλη παρατηρήθηκαν επίσης και στον κατάλογο καθηκόντων που δίνεται στο φρουραρχείο και όπως πληροφορηθήκαμε, αφορούν σε έκτακτες αλλαγές, οι οποίες προκύπτουν κατά τη βάρδια, χωρίς ωστόσο να τυγχάνουν της απαιτούμενης έγκρισης των υπευθύνων.
• Κατά το έτος 2016 εντοπίστηκαν περιπτώσεις δεσμοφυλάκων που εργάστηκαν υπερωριακά, χωρίς ωστόσο να αναγράφονται στον κατάλογο προσωπικού σε έκτακτη βάση.

 
Σύσταση: Οποιεσδήποτε αλλαγές στους εβδομαδιαίους καταλόγους προσωπικού σε έκτακτη βάση θα πρέπει να γίνονται με ανεξίτηλο μελάνι και όχι με μολύβι. Επιπρόσθετα, θα πρέπει να τυγχάνουν της έγκρισης και απαραίτητου ελέγχου από τον εκάστοτε αξιωματικό υπηρεσίας.

Η Διευθύντρια του Τμήματος Φυλακών, μας ενημέρωσε ότι, έχουν δοθεί εκ νέου  εντολές προς τους εμπλεκόμενους για την ορθή διαδικασία που πρέπει να ακολουθείται αναφορικά με τη διαδικασία καταγραφής των υπερωριών, επισημαίνοντάς τους παράλληλα την ανάγκη για πιστή εφαρμογή.

Αναφορικά με το προσωπικό που κλήθηκε σε υπερωριακή απασχόληση, χωρίς να αναγράφεται στον κατάλογο του προσωπικού σε έκτακτη βάση, μας ενημέρωσε ότι αποδίδεται στον αυξημένο αριθμό δεσμοφυλάκων που απαιτείται για έκτακτη κλήση σε καθημερινή βάση, ένεκα της υφιστάμενης υποστελέχωσης και των  αυξημένων αναγκών που προκύπτουν ως προς την αντιμετώπιση των θεμάτων ασφαλείας.

(δ)       Επίδομα Βάρδιας. Σύμφωνα με στοιχεία που τηρούνται στο Τμήμα Φυλακών, διαπιστώθηκε ότι, ενώ οι δεσμοφύλακες εργάζονται 6,25 ώρες,  αμείβονται για 6 ώρες εργασίας.
 

Σύσταση: Τα μέλη θα πρέπει να αμείβονται με βάση τις ορθές/πραγματικές ώρες που εργάστηκαν, δηλαδή 6,25 ώρες. 
Η Διευθύντρια του Τμήματος Φυλακών, μας ανέφερε ότι, έχουν δοθεί σχετικές οδηγίες στο Λογιστήριο του Τμήματος, προκειμένου από 1.9.2017 το επίδομα βάρδιας να υπολογίζεται και πληρώνεται στις 6,25 ώρες αντί για 6,00 ώρες, όπως ίσχυε μέχρι πρότινος. 

Άδειες ασθενείας.

Από στοιχεία που τηρούνται στο αρμόδιο γραφείο του Τμήματος Φυλακών, παρατηρήθηκε ότι, για το έτος 2016, από σύνολο 419 εργαζομένων, ποσοστό της τάξεως του 17% έλαβαν άδεια ασθενείας πέραν των 42 ημερών, ενώ ποσοστό περίπου 8% έλαβαν άδεια ασθενείας από 35-42 ημέρες. Το αντίστοιχο ποσοστό για το έτος 2017, μέχρι και τον Ιούλιο, ανέρχεται στο 8%  για άδειες ασθενείας πέραν των 42 ημερών και 2% για άδειες ασθενείας από 35-42 ημέρες. Λαμβάνοντας υπόψη τις ελλείψεις που παρατηρούνται στη στελέχωση των Φυλακών, τα ανωτέρω ποσοστά κρίνονται σημαντικά και συνεπώς συστήνεται η παρακολούθηση του θέματος από τη Διεύθυνση.

Από δειγματοληπτικό έλεγχο που διενεργήθηκε, παρατηρήθηκαν και φέτος κάποιες περιπτώσεις όπου το προσωπικό καθυστερεί να προσκομίσει τα απαραίτητα ιατρικά πιστοποιητικά/δικαιολογητικά των αδειών ασθενείας. Επίσης παρατηρήθηκαν και ορισμένες περιπτώσεις που δεν αναγράφεται η ημερομηνία προσκόμισης του πιστοποιητικού/δικαιολογητικού.
 

Σύσταση: Πλήρης συμμόρφωση του προσωπικού προς τις ενδοτμηματικές εντολές που εκδόθηκαν από το Τμήμα Φυλακών και αναφέρονται στην απαντητική επιστολή ημερ. 17.10.2016.

Η Διευθύντρια του Τμήματος Φυλακών, μας ενημέρωσε ότι, επιπλέον των ανωτέρω ενδοτμηματικών εντολών που έχουν εκδοθεί μέχρι σήμερα, έχει προβεί στην έκδοση νέας ενδοτμηματικής εντολής για συμμόρφωση του προσωπικού στο συγκεκριμένο θέμα.

Απόθεμα φαρμάκων από Κρατικά Φαρμακεία.

Τα πιο κάτω θέματα εξακολουθούν να υφίσταται, παρόλο που αναφέρθηκαν και στην προηγούμενη επιστολή ελέγχου της Υπηρεσία μας:
 
(i)        Δεν υφίσταται σύστημα παρακολούθησης/καταγραφής των φαρμάκων.
(ii)       Δεν έχει οριστεί υπεύθυνος για την τήρηση του αποθέματος των φαρμάκων.
(iii)      Δεν διενεργείται επαλήθευση της ορθότητας του εκάστοτε αποθέματος φαρμάκων.
(iv)      Παραμένει ανέφικτη η επιβεβαίωση της ημερομηνίας λήξης του φαρμάκου.
 

Σύσταση: Για την αντιμετώπιση των ανωτέρω θεμάτων, εισηγηθήκαμε όπως επισπευτεί η διαδικασία απόσπασης φαρμακοποιού στο Τμήμα Φυλακών.

Η Διευθύντρια του Τμήματος Φυλακών, ενημέρωσε ότι, για το εν λόγω θέμα της απόσπασης φαρμακοποιού, έχει αποσταλεί σχετική επιστολή προς το Υπουργείο Υγείας για προώθηση των απαιτούμενων ενεργειών.