Μεταφορές αιτήσεων φοιτητικής χορηγίας με κασόνια και καταβολή σε μη δικαιούχους-Τα ευρήματα της Ελεγκτικής

Σοβαρές αδυναμίες και κενά στον εσωτερικό έλεγχο στην Υπηρεσία Φοιτητικής Μέριμνας του Υπουργείου Οικονομικών εντόπισε η Ελεγκτική Υπηρεσία, η οποία ανέφερε πως οι αιτήσεις μεταφέρονται με κασόνια από τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών προς την Υπηρεσία Χορηγιών και Επιδομάτων, με αποτέλεσμα να υπάρχει κίνδυνος για απώλεια κατά τη μεταφορά. Την ίδια ώρα, διαπιστώθηκε και η καταβολή σε μη δικαιούχους, ενώ από τον έλεγχο διαπιστώθηκε πως ποσό ύψους 8,7 εκ. ευρώ δεν δαπανήθηκε.

Όπως αναφέρεται στην ειδική έκθεση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας για την Υπηρεσία Χορηγιών και Επιδομάτων και την παροχή κρατικής φοιτητικής μέριμνας, ο έλεγχος πραγματοποιήθηκε μετά από καταγγελία που έλαβε η Ελεγκτική. Σύμφωνα με τα ευρήματα της Ελεγκτικής, από το ποσό που περιλήφθηκε στον Προϋπολογισμό του 2023 σε σχέση με την κρατική φοιτητική μέριμνα, ύψους €50,8εκ., παρέμεινε αδαπάνητο ποσό ύψους €8,7εκ.

Η Ελεγκτική Υπηρεσία αναφέρει πως «διαπιστώσαμε τις πιο κάτω αδυναμίες στη διαδικασία παραλαβής και διαχείρισης αιτήσεων για κρατική φοιτητική μέριμνα:

-Χειροκίνητη καταχώριση των αιτήσεων στο μηχανογραφικό σύστημα «ΗΡΑ» από τα Κέντρα Εξυπηρέτησης του Πολίτη κατά την παραλαβή τους και εκ νέου καταχώρισή τους στο μηχανογραφικό σύστημα «ΗΡΑ» από τους λειτουργούς της Υπηρεσίας Χορηγιών και Επιδομάτων, για τη διαχείρισή τους.

-Μη διενέργεια ελέγχου από δεύτερο λειτουργό πριν από την έγκριση/απόρριψη των αιτήσεων.

-Ανομοιομορφία στην αξιολόγηση αιτήσεων λόγω απουσίας τυποποιημένης λίστας βημάτων ελέγχου».

Στην έκθεση της Ελεγκτικής σημειώνεται πως «οι πιο πάνω αδυναμίες αυξάνουν τον κίνδυνο λαθών, τόσο κατά την καταχώριση όσο και κατά την αξιολόγηση των στοιχείων για έγκριση/απόρριψη των αιτήσεων και τον υπολογισμό της χορηγίας και των επιδομάτων και δημιουργούν αχρείαστο διοικητικό κόστος».

Επιπλέον, η Ελεγκτική Υπηρεσία διαπίστωσε πως τα ποσά που εξάγονται από το ολοκληρωμένο σύστημα διοικητικής και οικονομικής πληροφόρησης (λογιστικό σύστημα FIMAS) δεν συμφιλιώνονται με τα ποσά που παρουσιάζονται στο μηχανογραφικό σύστημα παραλαβής και διαχείρισης αιτήσεων «ΗΡΑ». «Εισηγηθήκαμε τη διενέργεια συμφιλίωσης σε τακτά χρονικά διαστήματα, καθώς και στο τέλος του έτους».

Στη συνέχεια, η Ελεγκτική Υπηρεσία αναφέρει πως «το Υπουργικό Συμβούλιο (ΥΣ) ενέκρινε παράταση της προθεσμίας υποβολής αιτήσεων χωρίς αυτό να διέπεται από τον περί Κρατικής Φοιτητικής Μέριμνας Νόμο (Ν.203(Ι)/2015). Επιπρόσθετα, έγιναν αποδεκτές 36 εκπρόθεσμες αιτήσεις, κατόπιν έγκρισης του Γενικού Διευθυντή του Υπουργείου Οικονομικών (ΥΟ), κατά παράβαση του Ν.203(Ι)/2015 και με αδιαφανείς διαδικασίες, ενέργεια η οποία καταστρατηγεί την αρχή της ισότητας των πολίτων».

Ένα άλλο εύρημα της Ελεγκτικής Υπηρεσίας αναφέρει πως δεν έχουν τεθεί καθορισμένες προθεσμίες για την αξιολόγηση των αιτήσεων, με αποτέλεσμα, σε ορισμένες περιπτώσεις, να παρατηρείται σημαντική καθυστέρηση. «Εισηγηθήκαμε όπως καθοριστεί ένα εύλογο χρονικό διάστημα για εξέταση και έγκριση/απόρριψη των αιτήσεων».

Η Ελεγκτική Υπηρεσία από δειγματοληπτικό έλεγχο 13 περιπτώσεων, διαπίστωσε ότι σε τρείς από αυτές, είτε καταβλήθηκε χορηγία ή/και επιδόματα παρόλο που οι αιτητές δεν πληρούσαν τα κριτήρια, είτε καταβλήθηκε λανθασμένο ποσό.

«Το προσωπικό της ΥΧΕ στεγάζεται σε ενοικιαζόμενα γραφεία, έναντι μηνιαίου ενοικίου ύψους €7.000, πλέον κοινόχρηστα, τα οποία δεν αξιοποιούνται πλήρως. Εισηγηθήκαμε όπως, σε περίπτωση που δεν αναμένεται να αυξηθεί σημαντικά ο αριθμός του προσωπικού της στα επόμενα χρόνια, η ΥΧΕ μελετήσει το ενδεχόμενο υπενοικίασης του πλεονάζοντος χώρου σε άλλη μικρή κρατική υπηρεσία. Σε διαφορετική περίπτωση, θα πρέπει να προβεί σε εξεύρεση άλλου μικρότερου χώρου στέγασης, καθώς το συμβόλαιο λήγει τον Ιανουάριο του 2026».

Διαδικασία παραλαβής και διαχείρισης αιτήσεων για κρατική φοιτητική μέριμνα.

Στην έκθεση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας αναφέρεται πως η διαδικασία παραλαβής και διαχείρισης αιτήσεων διενεργείται μέσω του μηχανογραφικού συστήματος παραλαβής και διαχείρισης αιτήσεων «ΗΡΑ» (σύστημα «ΗΡΑ», σύστημα). Οι αιτήσεις για κρατική φοιτητική μέριμνα συμπληρώνονται χειρόγραφα από τους αιτητές και υποβάλλονται στα Κέντρα Εξυπηρέτησης του Πολίτη (ΚΕΠ). Οι αιτήσεις, κατά την παραλαβή τους, καταχωρίζονται, με τον αριθμό ταυτότητας του αιτητή, από προσωπικό του ΚΕΠ στο σύστημα «ΗΡΑ» και εκδίδεται απόδειξη παραλαβής. Στη συνέχεια όλες οι αιτήσεις μεταφέρονται στην ΥΧΕ και καταχωρίζονται εκ νέου στο σύστημα «ΗΡΑ» μαζί με όλες τις σχετικές πληροφορίες της αίτησης και φύλαξη στους αντίστοιχους φυσικούς φακέλους.

Συνεχίζοντας, η Ελεγκτική σημειώνει πως οι λειτουργοί της ΥΧΕ αφού καταχωρίσουν τα στοιχεία της αίτησης στο σύστημα, αναμένουν την ολοκλήρωση της αυτόματης μεταφοράς των εισοδημάτων και περιουσιακών στοιχείων των αιτητών, μέσω διασύνδεσης με τα Τραπεζικά Ιδρύματα και άλλες κυβερνητικές Υπηρεσίες (εκτός από τις Υπηρεσίες Κοινωνικών Ασφαλίσεων). Τα εισοδήματα που δεν προέρχονται από τις πιο πάνω πηγές όπως και τα περιουσιακά στοιχεία εκτός Κύπρου, καταχωρίζονται χειροκίνητα στο σύστημα από τον χρήστη.

«Όταν οι χρήστες ενημερωθούν από τον διαχειριστή του συστήματος ότι ολοκληρώθηκε η μεταφορά των δεδομένων, προχωρούν σε έλεγχο των πληροφοριών που μεταφέρθηκαν, για κάθε αίτηση και, κατόπιν αξιολόγησηςτων στοιχείων, εγκρίνουν ή απορρίπτουν την αίτηση. Σε περίπτωση έγκρισης, προβαίνουν στον υπολογισμό του ύψους της χορηγίας/επιδομάτων».

H YXE στελεχώνεται από δέκα λειτουργούς, συμπεριλαμβανομένου και του Προϊσταμένου, οι οποίοι απασχολούνται με γραφειακά καθήκοντα και την εξέταση αιτήσεων, υπογραμμίζεται στην έκθεση.

«Από την εξέταση της πιο πάνω διαδικασίας προέκυψαν οι ακόλουθες αδυναμίες:

(α) H μεταφορά των αιτήσεων από τα ΚΕΠ προς την ΥΧΕ γίνεται από κλητήρες μέσα σε κασόνια, με κίνδυνο απώλειας αιτήσεων κατά τη μεταφορά.

Σύμφωνα με στοιχεία του συστήματος «ΗΡΑ», κατά το 2023 καταχωρίστηκαν 18.720 αιτήσεις από τα ΚΕΠ ενώ από την ΥΧΕ 18.698, δηλαδή 22 αιτήσεις λιγότερες. Δεν έχει διενεργηθεί από την ΥΧΕ οποιοσδήποτε έλεγχος για εντοπισμό των λόγων για τους οποίους προέκυψε αυτή η διαφορά.

(β) Όπως προαναφέραμε, οι αιτήσεις συμπληρώνονται χειρόγραφα και υποβάλλονται από τους αιτητές στα ΚΕΠ. Ωστόσο, ο έλεγχος της ορθής συμπλήρωσης των αιτήσεων και υποβολής όλων τα απαιτούμενων δικαιολογητικών δεν διενεργείται από τα ΚΕΠ κατά την παραλαβή των αιτήσεων, αλλά σε μεταγενέστερο στάδιο από τους λειτουργούς της ΥΧΕ, με αποτέλεσμα, σε περίπτωση ελλιπών ή λανθασμένων στοιχείων, να προκαλείται καθυστέρηση στην όλη διαδικασία της αξιολόγησης των αιτήσεων, αφού προκύπτει ανάγκη για αποστολή επιστολών για διευκρινήσεις/πρόσθετα στοιχεία από αιτητές.

(γ) Το γεγονός ότι οι αιτήσεις καταχωρίζονται χειροκίνητα στο μηχανογραφικό σύστημα «ΗΡΑ» τόσο από τα ΚΕΠ κατά την παραλαβή τους, όσο και από την ΥΧΕ, για τη διαχείριση τους, δημιουργεί αυξημένο διοικητικό κόστος και εγκυμονεί κίνδυνο λαθών.

(δ) Λόγω του σημαντικού όγκου εργασίας, ιδιαίτερα την περίοδο Μαρτίου - Σεπτεμβρίου, κατά την οποία διενεργείται η λήψη, καταχώριση, αξιολόγηση, έγκριση/απόρριψη αιτήσεων και πληρωμή των χορηγιών, καθώς και λόγω του μειωμένου αριθμού προσωπικού, δεν παρέχεται ευχέρεια για τη διενέργεια ελέγχου από δεύτερο λειτουργό (4 eyes principle) πριν την έγκριση/απόρριψη των αιτήσεων. Επίσης, σε ορισμένες περιπτώσεις, ο ίδιος λειτουργός διενεργεί τόσο την καταχώριση, όσο και την αξιολόγηση της αίτησης.

(ε) Δεν έχει ετοιμαστείτυποποιημένη λίστα ελέγχου (check list) για υποβοήθηση των λειτουργών σε σχέση με τα βήματα που πρέπει να ακολουθούνται κατά την αξιολόγηση των αιτήσεων, ώστε να εφαρμόζεται μια ομοιόμορφη διαδικασία αξιολόγησης των αιτήσεων και να αποφεύγονται λάθη και παραλείψεις».

Η Ελεγκτική Υπηρεσία σημείωσε πως «οι πιο πάνω αδυναμίες αυξάνουν τον κίνδυνο λαθών, τόσο κατά την καταχώριση, όσο και κατά την αξιολόγηση των στοιχείων για έγκριση/απόρριψη των αιτήσεων και τον υπολογισμό της χορηγίας ή και των επιδομάτων, σε περίπτωση έγκρισης».

Σύσταση Ελεγκτικής Υπηρεσίας: Να καταγραφεί, εγκριθεί και εφαρμοστεί κατάλληλη διαδικασία δικλίδων εσωτερικού ελέγχου για όλα τα στάδια από την λήψη της αίτησης μέχρι και την πληρωμή, συμπεριλαμβανομένου του διαχωρισμού καθηκόντων, της καθιέρωσης τυποποιημένης λίστας ελέγχου και του επανελέγχου από δεύτερο λειτουργό.

Μηχανογραφικό σύστημα παραλαβής και διαχείρισης αιτήσεων «ΗΡΑ».

Στην έκθεσή της, η Ελεγκτική Υπηρεσία εξήγησε πως η ΥΧΕ χρησιμοποιεί το σύστημα «ΗΡΑ» για την παραλαβή και διαχείριση των αιτήσεων. Σύμφωνα με τα στοιχεία του συστήματος «ΗΡΑ», κατά το 2023 λήφθηκαν 17.865 αιτήσεις, εκ των οποίων εγκρίθηκαν οι 15.466, απορρίφθηκαν οι 2.396 και τρείς βρίσκονταν σε εκκρεμότητα. Επίσης, με βάση το εν λόγω σύστημα, κατά το 2023 διενεργήθηκαν πληρωμές συνολικού ύψους €42.166.547, εκ των οποίων οι €144.620 αφορούσαν σε αιτήσεις που υποβλήθηκαν το 2022 για το ακαδημαϊκό έτος 2021-2022.

«Από έλεγχο σχετικών καταστάσεων που εξάχθηκαν από το σύστημα, διαπιστώσαμε τα ακόλουθα:

(α) Απουσία μηχανισμού συμφιλίωσης μηχανογραφικών συστημάτων - ακυρώσεις πληρωμών, επιστροφές ποσών και επανεκδόσεις πληρωμών. Διαπιστώσαμε την απουσία μηχανισμού τακτικής συμφιλίωσης και συμφιλίωσης στο τέλος του έτους των ποσών που εμφανίζονται στο λογιστικό σύστημα FIMAS με εκείνα του συστήματος “ΗΡΑ”.

Από συμφιλίωση που διενεργήσαμε κατά τον έλεγχό μας εντοπίσαμε τα ακολούθα σε σχέση με ακυρώσεις πληρωμών, επιστροφές ποσών και επανεκδόσεις πληρωμών:

-H Κεντρική Τράπεζα, προχώρησε, κατά το 2023, σε απορρίψεις τραπεζικών εμβασμάτων λόγω λανθασμένων αριθμών ΙΒΑΝ, συνολικού ύψους €68.891. Το σύστημα «ΗΡΑ» ενημερώθηκε με ακυρώσεις για συνολικό ποσό ύψους €63.691, για τις οποίες προωθήθηκε άμεσα η επανέκδοση των σχετικών πληρωμών. Για το ποσό των €5.200 δεν προωθήθηκε σχετική ακύρωση, αφού δεν ήταν εφικτή η άμεση επανέκδοση των πληρωμών, λόγω δυσκολίας στον εντοπισμό των δικαιούχων για να εξασφαλιστεί ο ορθός αριθμός ΙΒΑΝ.

-Το ποσό ύψους €68.891, που αναφέρουμε πιο πάνω, καταχωρίστηκε από το ΥΟ στον λογαριασμό καταθέσεων «Απορρίψεις Τραπεζικών Εμβασμάτων». Διαπιστώσαμε ωστόσο ότι, μέχρι και την ημερομηνία του ελέγχου μας, μόνο το ποσό των €10.847 μεταφέρθηκε από τον λογαριασμό καταθέσεων στο Κονδύλι εξόδου, «Εκπαιδευτικές Χορηγίες», με αποτέλεσμα, λόγω της μη ακύρωσής τους, το υπόλοιπο του Κονδυλίου να παρουσιάζεται αυξημένο κατά €58.044.

-Το Κονδύλι «Εκπαιδευτικές Χορηγίες» πιστώθηκε κατά τη διάρκεια του έτους με πιστωτικές σημειώσεις συνολικού ποσού ύψους €15.162, οι οποίες αφορούσαν σε επιστροφές που έγιναν απευθείας από τους δικαιούχους στον Γενικό Κυβερνητικό Λογαριασμό. Στο σύστημα «ΗΡΑ» ωστόσο, για το ποσό των €8.847, δεν έγινε η αντίστοιχη ακύρωση λόγω, όπως αναφέραμε και πιο πάνω, αδυναμίας του συστήματος να επιτρέπει ακύρωση πληρωμής χωρίς την άμεση επανέκδοσή της».

Σύσταση Ελεγκτικής Υπηρεσίας: Παρόλο που οι πιο πάνω διαφορές που εντοπίσαμε δεν έχουν σημαντικό αντίκτυπο στις οικονομικές καταστάσεις, θεωρούμε ότι η ΥΧΕ οφείλει να διενεργεί τακτική συμφιλίωση και συμφιλίωση στο τέλος του έτους των πληρωμών που εμφανίζει το σύστημα «ΗΡΑ» με εκείνες που παρουσιάζονται στο λογιστικό σύστημα FIMAS, για έγκαιρο εντοπισμό και επίλυση τυχόν διαφορών που προκύπτουν.

Επίσης, στην έκθεση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας σημειώνεται πως έγινε αποδοχή εκπρόθεσμων αιτήσεων και τονίζεται πως σύμφωνα με το άρθρο 12(2) του Ν.203(Ι)/2015, οι αιτήσεις για παραχώρηση κρατικής φοιτητικής μέριμνας υποβάλλονται το αργότερο μέχρι 31 Μαρτίου του τρέχοντος ακαδημαϊκού έτους. Παράλειψη υποβολής αίτησης εντός της προθεσμίας που καθορίζεται, συνεπάγεται απώλεια του δικαιώματος για κρατική φοιτητική μέριμνα.

«Όπως διαπιστώσαμε, το ΥΣ με Απόφαση του αρ. 94.806, ημερ. 26.5.2023 ενέκρινε την παράταση της προθεσμίας, θέτοντας ως τελευταία ημερομηνία υποβολής αιτήσεων, για τις αιτήσεις του ακαδημαϊκού έτους 2022-2023,τις 16.6.2023. Για την εν λόγω παράταση το ΥΟ εξέδωσε σχετική ανακοίνωση. Διαπιστώσαμε επίσης ότι έγιναν αποδεκτές 36 αιτήσεις οι οποίες υποβλήθηκαν εκπρόθεσμα, από 19.6.2023 μέχρι και τις 28.12.2023. Για τις 25 από αυτές, εντοπίσαμε ηλεκτρονικό μήνυμα του Προϊσταμένου της ΥΧΕ προς τον Γενικό Διευθυντή του ΥΟ, ημερ. 30.8.2023, με το οποίο ζήτησε την έγκριση εξέτασης τους ως εμπρόθεσμες. Ο Γενικός Διευθυντής, ζήτησε όπως οι αιτήσεις εξεταστούν και τηρηθεί ενήμερος. Δεν εντοπίσαμε οποιαδήποτε μεταγενέστερη ηλεκτρονική επικοινωνία για το θέμα, ούτε οποιαδήποτε επικοινωνία/έγκριση για τις υπόλοιπες 11 αιτήσεις».

Η Ελεγκτική Υπηρεσία σημειώνει πως «επισημαίνουμε ότι ο Ν.203(Ι)/2015 δεν παρέχει εξουσία ούτε στο Υπουργικό Συμβούλιο ούτε στον Γενικό Διευθυντή του ΥΟ να εγκρίνουν παράταση της προθεσμίας υποβολής αιτήσεων. Επιπρόσθετα, θεωρούμε ότι η αποδοχή 36 αιτήσεων που υποβλήθηκαν εκπρόθεσμα με αδιαφανείς διαδικασίες καταστρατηγεί την αρχή της ισότητας των πολιτών».

Όσον αφορά στις καθυστέρηση στην αξιολόγηση των αιτήσεων, η Ελεγκτική Υπηρεσία αναφέρει πως «δεν υπάρχουν καθορισμένες προθεσμίες για την αξιολόγηση των αιτήσεων με αποτέλεσμα, σε ορισμένες περιπτώσεις, να παρατηρείται σημαντική καθυστέρηση. Όπως διαπιστώσαμε, για τις αιτήσεις του ακαδημαϊκού έτους 2022-2023, οι οποίες καταχωρίστηκαν στο σύστημα «ΗΡΑ» το 2023, το 64% εγκρίθηκε εντός τριών μηνών (σε σχέση με το 94% το 2022) ενώ από το υπόλοιπο 36% των αιτήσεων που εγκρίθηκε, το 5% είχε εγκριθεί μετά από 5 μήνες. Εντοπίσαμε μεμονωμένες περιπτώσεις που παρουσιάζουν καθυστέρηση στην έγκριση πέραν του ενός έτους».

Σύσταση Ελεγκτικής Υπηρεσίας: Να καθοριστεί ένα εύλογο χρονικό διάστημα για εξέταση και έγκριση/απόρριψη των αιτήσεων. Για να επιτευχθεί κάτι τέτοιο πρέπει να καθοριστεί και προθεσμία για υποβολή από τους αιτητές όλων των απαιτούμενων υποστηρικτικών εγγράφων που δεν υπέβαλαν με την αίτησή τους.